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展会营销:准备越早成本越少

  展览会和博览会是市场营销的有效手段,但是十分昂贵,就像展览会设计业有一句玩笑话,“展览是用钱堆出来的” 。但是,及时地进行计划和好的设计可以节省开支,并提高效果。下面是参展商可以参照的理想的时间计划和进行有效组织的建议。    

  6个月前

  要想让展览取得良好的效果,需要提前作大量的工作。参加展览最终目的是提高销售额,因此要尽早确定营销目标和整个参展计划。计划中最重要的内容是确定参展目标(比如是提高知名度还是找到大买家),并以此确定目标群体。企业可以通过博览会市场的分析,选择最适合的展览会,并且着手做参展预算。

  5个月以前

  展台的位置对参展的成功起决定性的作用,所以报名参展后,就得要求博览会的组织机构提供位于主干道或者入口的场地。如果是参加重点展会(即规模比较大的展会,例如汽车展、通讯展、或者机床、电力设备的展览),或者是希望有较大面积(比如200平米以上),就应该提前半年定展位。如果企业在参展方面缺少经验和专门知识,临时决定参展,布展的时间很少,展览的效果就不可能好。

  4个月以前 

  博览会期间昂贵的旅馆费用也让人伤脑筋,如果提前预订房间,价格就不会那么高。如果在博览会临召开前再订房间,不仅会有订不到的风险,而且会很贵。 

  3个月前

  企业参加展览会不是被动的等人来看,而是要主动出击。参展的工作人员是展会的主角,因此这个时候就要通知参展的工作人员,让他们做好准备。

  2个月以前 

  同展览设计公司接触越早,所得到的咨询也越完整,这是保证顺利参展的先决条件,因此最晚在博览会开始前一个月,要把委托书交给展览设计公司。设计最少需要1~2周,参展商与展览公司不断交换提案,修正提案,最后确定方案。

  1个月以前

  制作周期是由展台面积决定的,一般需要15天到1个月。充裕的时间可以保证展台设计方案得到很好的实施。如果拖到最后再做,会导致费用的增加和质量的降低。

  这个时候,宣传材料的设计和印制工作也要提上日程了。用哪些宣传材料?这些材料的内容是不是最新的?是不是要补充足够的外文宣传品?有的时候,展览公司也可以帮助设计和制作宣传资料,如果展览公司具备有关的实力,既可以保持印刷材料与展位风格的协调,也可以降低一些成本。

  15天以前

  展品应该做好托运的准备。专业的展览运输公司常年做这一行。他们受过专业训练,具有专业服务技能,知道展览会的大型仪器设备如何搬运、存放,以及在运输的过程中要注意什么,因此展品和展台的运输都应该委托有专业经验的公司。比如一家跨国公司在中国的一次11个城市的巡回展览,他选择的运输公司为这次运输任务雇佣了5辆载重达10吨的卡车,并且按展台的规格改装了卡车上的集装箱。每到一处的装卸、安装和拆除展台,都有这一家专业运输公司承担。 

  10天以前

  对展台的工作人员来说,很快就要面临紧张的工作。现在是最后一次培训的机会。受过培训的、态度和善和有专业知识的展台人员,也会决定参展是否成功。据统计,劲头十足的团队比懒洋洋的工作人员所招揽到的参观者要多20%。

  有时用小点心和饮料招待参观者能产生很好的效果,因此现在就要着手办这件事,可以委托一家公司或自己购买。这样可以在展览期间制造和谐的谈判气氛。

  3~5天以前

  进场搭建一般是3天左右,最长是5天,这一般是展会主办单位决定的。

  博览会中

  一般展览服务公司在整个项目中,都会派专门的项目经理全程跟踪。除了项目经理之外,还会有电工、木工、美工到场,解决可能会发生的技术问题。

  展会中,安全问题不容忽视。安全问题涉及人身和财务的安全,而且关系到参展公司的形象。展会现场管理,休息期间的保安工作都不容忽视。安全保障很大程度上也取决于展览服务公司的安装质量,例如一些展会上也发生过顶棚坍塌、LO GO标志掉下来造成人员伤亡,电路设计的不专业导致参展商的电器被烧坏等故事。

  参展的最后一天

  展会结束后,要保证所有参展物品、设备、资料完好无损地撤离。在拆展台的时候,很容易出现展品展览设施被盗的现象,因此要及时预订好保安人员,照看展品和车辆的运输。一般到展会尾声的时候,人们都会有所松懈。拆卸展台的时候更要注意安全问题。有的时候由于时间紧张(例如紧接着就有下一个展会),在参展客户还没有撤离的时候,就要拆卸展台,操作不当会造成人员伤亡。

  博览会刚刚结束

  展览会结束后不是放松的时候,还有很多工作要处理。首先不要忘了对接触者的承诺,做好后续工作,例如电话联络、寄材料、约定会面时间、寄样品等等。这样,那些接触者才会感觉自己受到了重视。如果近期还要参加其他的展览,可以委托展览服务公司保管物品、活动道具、展柜。专业的展会服务公司都有自己的仓库,所以当客户提出这个要求的时候可以满足。

  另外还要填写展览服务公司发过来的客户调查表,进一步就展会效果与专业人士进行沟通,获得反馈,探寻改进的可能性。

  总之有始有终的策划、组织和总结一次展览会,才能取得最好的效果,才能避免前期付出的劳动和费用付诸东流。

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